Datenschutzinformationen für die Bewerberinnen und Bewerber um Studienplätze sowie für Studierendenangelegenheiten an der Evangelischen Hochschule Freiburg, die über das PRIMUSS-Bewerber- oder das PRIMUSS-Studierendenportal abgewickelt werden
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (Europäische Datenschutzgrundverordnung – DSGVO, Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland – DSG-EKD). Im Rahmen dieser Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die für Sie relevanten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens um Studienplätze, unseres Immatrikulationsverfahrens sowie im Rahmen der Studierenden- und Prüfungsverwaltung für eingeschriebene Studierende und der Stipendien- und Alumniverwaltung.
Wir passen unsere Datenschutzinformationen aktuellen Entwicklungen gemäß an. Bitte informieren Sie sich gerne regelmäßig auf dieser Seite über den aktuellen Stand.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Evangelische Hochschule Freiburg
Bugginger Straße 38, 79114 Freiburg
vertreten durch die Rektorin, Prof. Dr. Renate Kirchhoff
Tel. +49-761-47812-20, Fax +49-761-47812-631, E-Mail: mail@eh-freiburg.de
Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Ziar KabirRechtsanwalt / Betrieblicher Datenschutzbeauftragter (GDDCert.)
SCO-CON:SULT GmbH
Hauptstraße 27, 53604 Bad Honnef
E-Mail: datenschutz@eh-freiburg.de
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir nutzen die erhobenen persönlichen Daten, um Ihre Studienplatzbewerbung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten ebenso wie für das an eine erfolgreiche Studienplatzbewerbung anschließende Immatrikulationsverfahren. Wenn Sie sich an der EH Freiburg immatrikulieren, werden Ihre persönlichen Daten im weiteren Verlauf für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung sowie zur Unterstützung für die Bearbeitung Ihrer internationalen Angelegenheiten wie Auslandssemester übernommen. Wenn Sie nach Ihrem Studium mit uns als Alumni in Kontakt bleiben wollen, ist eine separate Erklärung / Anmeldung erforderlich: Nur dann nutzen wir die Daten für Alumni-Angebote an Sie.
Außerdem nutzen wir die erhobenen Daten um Systemzugänge (Netzwerk, Online-Portale, Lernplattformen, Bibliotheksnutzung, Raumnutzungen) zu steuern.
Im Bewerbungsverfahren nutzen wir Ihre persönlichen Daten ausschließlich für den Kontakt mit Ihnen und die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.
In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die Daten für den Kontakt mit Ihnen, für das Antragsmanagement (Beurlaubungen, Fristen, Anerkennung etc.) sowie für die Praktikums-, Gebühren- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Vorgaben genutzt.
Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten erfassen wir Ihre über die Hochschule abzuwickelnden Stipendienanträge und nutzen die vorhandenen Daten für die Vergabe von Preisen an Studierende und Absolventen. In einigen externen Förderprogrammen haben die Hochschulen ein Vorschlagsrecht zu nach den jeweiligen Kriterien geeigneten Studierenden: Wir ermitteln in den Systemen die Studierenden, die die Kriterien der Förderprogramme am besten erfüllen; ein Vorschlag mit der Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an externe Stipendiengeber erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.
Mit Ihren persönlichen Daten unterstützen wir auch Ihre Bewerbung um Plätze an ausländischen Partnerhochschulen.
Auf unserer Lernplattform ILIAS nutzen wir aus dem Studierendenportal Ihren Nutzernamen, Ihren Vor- und Nachnamen, den Studiengang und die Studiengruppe, um Ihnen rechtskonform authentifiziert und zielgruppenspezifisch den Zugang zu Kursräumen, Skripten und Informationen einzelner Organisationseinheiten (Fakultäten, Studiengänge, International Office) zu ermöglichen.
Als Bewerber*in und wenn Sie bei uns immatrikuliert sind, erhalten Sie von uns jeweils passwortgeschützte Systemzugänge für die digitale Erledigung Ihrer Bewerbung und Ihrer Anträge und Verfahren in den PRIMUSS-Portalen für Bewerber und Studierende: Wir protokollieren Ihre Zugriffe und Aktivitäten, um jederzeit die Rechtmäßigkeit der Zugriffe nachvollziehen und die Aktivitäten nachweisen zu können. Darüber hinaus erfolgt keine Nutzung der Protokolldaten.
Rechtsgrundlagen
… für die Datenerhebung sind: § 12 Abs.1 Landeshochschulgesetz (LHG) Baden-Württemberg, die Verordnung des Wissenschaftsministeriums des Landes Baden-Württemberg zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerber, Studierenden und Prüfungskandidaten für Verwaltungszwecke der Hochschulen (Hochschul-Datenschutzverordnung) sowie das Hochschulstatistikgesetz (HStatG).
Für die Speicherung Ihrer privaten E-Mailadresse sowie der privaten Telefonkontaktdaten ist DSG-EKD § 6 Zif. 8 Rechtsgrundlage: Ihre privaten Kontaktdaten ermöglichen Ihnen und uns in Eilfällen wie Prüfungsterminierungen, Abstimmungen zu Anträgen und Entscheidungen u.ä. eine effiziente Abwicklung wie sie erfahrungsgemäß über die EH-E-mail-Accounts nicht möglich ist. Da wir diese Ihre privaten Kontaktdaten lediglich intern nutzen, intern nur an berechtigte Serviceeinheiten und extern nicht weitergeben, stehen dem nicht Ihre Interessen an Wahrung der Privatsphäre und Schutz der persönlichen Daten überwiegend entgegen.
Empfänger bzw. Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten
Die EH Freiburg gibt Ihre Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Ermächtigungen oder mit Ihrem Einverständnis weiter. Darüber hinaus erfolgt keine Datenweitergabe.
Im Rahmen der Zulassung und des Studienverlaufs erfolgt ein Abgleich Ihrer Daten mit Ihrer Krankenkasse (Rechtsgrundlage Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung, SKV-MV vom 27. März 1996 in der aktuellen Fassung) sowie ggfs. eine Datenübermittlung an das Studierendenwerk Freiburg im Zusammenhang mit von Ihnen dort gestellten BAföG-Anträgen (Rechtsgrundlage §§ 47 / 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).
Die Hochschule hat in vielen Stipendienprogrammen ein Vorschlagsrecht für mögliche Kandidat*innen unter den Studierenden: Ihre Kontakt- und Leistungsdaten geben wir stets nur mit Ihrer Einwilligung weiter.
Die EH Freiburg betreibt PRIMUSS als Prüfungs-, Immatrikulations- und Studierendenverwaltungssoftware im Verbund mit neun weiteren Hochschulen. Die Systeme einschließlich der Online-Portale werden zentral im Regionalen Rechenzentrum Erlangen-Nürnberg gehostet und vom PRIMUSS-Verbund administriert. Für den PRIMUSS-Verbund sind dessen Kompetenzzentren zuständig. Für die zentrale Administration und den Second-Level-Support der Onlinedienste ist das das PRIMUSS-Team der Hochschule Coburg, für den Second-Level-Support der Verwaltungsprogramme die Technische Hochschule Ingolstadt. Sie erreichen die dortigen Ansprechpartner unter techadmin@primuss.de oder info@primuss.de .
Geplante Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre Bewerbungsdaten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung genutzt. Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war, werden diese Daten sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Wenn Sie bei uns immatrikuliert sind, speichern wir Ihre persönlichen Daten für die Dauer Ihres Studiums nach den gesetzlichen Vorgaben:
- Anträge und sonstiger Schriftverkehr wird für die Dauer des Studiums und für sechs Monate darüber hinaus gespeichert, um den Studienverlauf nachvollziehen und ggfs. entsprechende Bescheinigungen etc. ausstellen zu können.•
- Prüfungsunterlagen sind ein Jahr aufzubewahren, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem Ihnen das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt wurde. Prüfungsunterlagen, die Gegenstand eines Widerspruchs- oder Klageverfahrens sind, werden davon abweichend bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens gespeichert.
- Eine reduzierte Prüfungsakte wird für die Dauer von 50 Jahren gespeichert mit Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung des akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie exmatrikuliert werden.
- Persönliche Daten, die Finanztransaktionen betreffen (Studierendenwerksbeiträge, Studiengebühren in den berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen) werden auf der Grundlage des Haushalt- und Steuerrechts für die Dauer von zehn Jahren gespeichert.
- Ihre Daten in den Bibliothekssystemen werden gelöscht sechs Monate nach Beendigung des Studiums.
- Gemäß § 12 (1) Landeshochschulgesetz Baden-Württemberg dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten auch nach der Exmatrikulation nutzen, soweit dies zum Zwecke der Befragung im Rahmen des Qualitätsmanagements und von Evaluationen oder zur Pflege der Verbindung mit Ihnen erforderlich ist und Sie nicht widersprechen.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche persönlichen Daten von Ihnen gespeichert sind, zu welchem Zweck sie genutzt werden, an wen die Daten übermittelt wurden, ggfs. woher die gespeicherten Daten stammen, sofern Sie nicht bei Ihnen persönlich erhoben wurden. Sollten Sie der Meinung sein, es werden unrichtige persönliche Daten über Sie gespeichert, haben Sie ein Recht auf Berichtigung dieser Daten. In Bezug auf personenbezogene Daten, die für den erhobenen Zweck nicht mehr benötigt werden, haben Sie ein Recht auf Löschung.
Des Weiteren haben Sie das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt zu bekommen bzw. einem anderen von Ihnen benannten Verantwortlichen direkt zur Verfügung zu stellen.
Bezogen auf die Daten, die nicht aufgrund gesetzlicher Grundlage sondern aufgrund Ihrer Einwilligung erhoben wurden, haben Sie das Recht zum jederzeitigen Widerruf Ihrer Einwilligung.
Ihr Beschwerderecht
Sollten Sie als Betroffene oder Betroffener der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzregelungen verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die EH Freiburg zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD Außenstelle Ulm
Dr. Axel Gutenkunst
Hirschstraße 4, 89073 Ulm
Telefon: 0731 140593-0, Telefax: 0731 140593-20, E-Mail: sued(a)datenschutz.ekd.de
Ihre Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten / mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
Gemäß § 12 Abs.1 Landeshochschulgesetz (LHG) Baden-Württemberg sowie gemäß der Verordnung des Wissenschaftsministeriums des Landes Baden-Württemberg zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerber*innen, Studierenden und Prüfungskandidat*innen für Verwaltungszwecke der Hochschulen (Hochschul-Datenschutz-Verordnung – HSchulDSV BW) sind Sie zur Angabe aller persönlichen Daten mit Relevanz für die Abwicklung Ihrer Bewerbung und Ihres Studiums verpflichtet. Sollten Sie abgefragte, entscheidungsrelevante Daten nicht angeben, können Sie darauf beruhende Ansprüche (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) verlieren.